04「デジタルでスッキリする 書類整理ハックス」
文書管理に関する本は、ついつい手に取ってしまう。
特に新しい内容ではなかったが、読みやすく、改めて気付く点も多かった本です。
会社をいくつか持っているので、書類の段ボールだけでも数十箱、近所に倉庫を借りています。１０年経って、保管期限が過ぎた書類を捨てようと思いましたが、結局捨てきれない…。
誰かが捨ててくれないと捨てられない気がしてます。
目次
１すぐ取り込めば片づけられる
２無理やり取り込む必要はない
３目の前の書類を取り込んですぐ使う
３）スキャンしてクラウドに保存
４）メモをすぐ取り込む
５）プリントアウトした紙を取り込む
４ピンポイント型情報をスキャンして片づける
・名刺に日付スタンプとコメントをいれる
３）レシートのスキャンは習慣化する
・一日分をまとめてスキャンする
・レシートにコメントをいれる
６）郵便物をすぐ取り込む
・日付よりコメントが大事
５捨てられない書類をスキャンしてデジタルの控えを作る
２）クレジット明細を年月タグでまとめる
・用途によってクレジットカードをわける
６思い出まで丸ごと保存してしまう
２）定点観測
・毎日身体の写真をとる
・毎日の朝食をとる
・「１２時にみているもの」をとる
３）健康に関する資料をまとめる
４）思い出のカタログ
・パンフレット・チケット・半券・ショップカード
７書類整理tips
アマゾンの内容紹介より
整理に必須のこの「捨てる」という行為をグッと簡単にする方法が手に入るからです。それが情報のデジタル化です。情報のデジタル化とは、書類をスキャンすることです。その意味は、捨てられるようにすることです。グレーゾーンを白黒に分けてしまうことです。そうすれば捨てていいのかいけないのかで悩むことがなくなります。まったくなくならないにしても、9割方なくなってしまいます。捨てていい状態にすれば、捨てられるのです。そうすれば整理は一気に進みます。そのためにスキャンするわけです。
→スナップスキャンの横にシュレッダーを置いています。原本が必要な書類は、思うほど少ないので、ファイリングする手間とスペースを考えると、スキャンするのがいいのですが、ついつい溜まってしまうのも確か。毎日きまった時間に作業をすることによりルーチン化でストレスも溜めないこと。
